Управленческим трудом на промышленном железнодорожном транспорте занято около 12% работников. К работникам сферы управления относятся:
руководители объединений, хозрасчетных предприятий, их структурных подразделений (начальники цехов, мастера), специалисты отраслевых и функциональных отделов транспортных главков, министерств, объединений, предприятий. В их числе учетно-бухгалтерские и финансовые работники, диспетчеры и некоторые другие. К специалистам и командирам, занятым выполнением производственных процессов, относятся: дежурные по предприятию, дежурные по районам, бригадиры на погрузочно-разгрузочных работах, электромеханики устройств автоматики, СЦБ и связи, инженеры-технологи и т. д.;
технический персонал — работники, обслуживающие деятельность аппарата управления и занятые получением, обработкой, передачей и хранением разнообразной информации (секретари, техники, делопроизводители, учетные и бухгалтерские работники, работники контор и канцелярий).
Главные задачи управленческих работников:
повышать качество и эффективность управления;
активно распространять рациональные приемы работы, совершенствовать делопроизводство, полнее использовать вычислительную и другую организационную технику;
улучшать работу аппарата управления, сокращать расходы на его содержание, решительно устранять излишние и дублирующие звенья.
Научно организованный управленческий труд обеспечивает равномерность загрузки, четкость и своевременность выполнения работ, рациональную структуру и использование рабочего времени, инициативу и самостоятельность. Важнейшими средствами совершенствования управления является дальнейшее внедрение научной организации труда, нормирование его на основе применения новейших технических средств для получения, хранения, обработки и преобразования информации в решения, приказы, распоряжения и в оперативные указания, регулирующие процесс управления.
Управленческий труд — это по преимуществу труд умственный, творческий. Он довольно трудно поддается строгой регламентации, количественному измерению и нормированию. Работа руководителя, например, может быть оценена лишь по результатам деятельности коллектива всего предприятия. Начальники предприятий и цехов, старшие мастера, мастера нередко сочетают в своем труде не только функции общего руководства, но и подготовки специальных решений. При установлении режима труда руководителей следует большую часть рабочего времени отводить тому, что составляет главное содержание управленческого труда. Все документы и прежде всего должностные инструкции, положения, приказы, штатные расписания и т. д. обеспечивают четкое распределение обязанностей, регламентирование служебных отношений, включая порядок решения основных вопросов управления, степень участия в их решении отдельных звеньев системы или должностных лиц.
Научная организация управленческого труда (НОУТ) предусматривает рациональное разделение, кооперацию и регламентацию управленческого труда, нормирование состава численности работников аппарата управления, их правильную расстановку и использование, наиболее эффективные системы и методы работы, рациональную организацию рабочих мест и создание оптимальных условий труда и отдыха с тем, чтобы человек сохранил хорошее здоровье и работоспособность в течение всей трудовой деятельности.
Рациональное разделение и регламентация управленческого труда — это закрепление за каждым подразделением и исполнителем ограниченного по разнородности числа видов работ, установление связей между органами управления и работниками функциональных подразделений, регламентирование труда посредством соответствующих положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, которые дают возможность четко распределять обязанности между работниками, обеспечивая при этом необходимую взаимосвязь в работе.
Насыщение сферы управленческого труда различными типами копировальной, множительной, счетной, диспетчерской, телевизионной, звуковой и другой техники значительно упрощает, облегчает труд и его нормирование, ведет к высвобождению работников для сферы производства.
При нормировании управленческого труда пользуются нормами и нормативами, установленными для типовых работ. На основе норм времени определяют (дневные, месячные, годовые) задания по объему работ и численности работников аппарата управления (счетные работы, машинописные, делопроизводительные и т. д.). Качественное обслуживание данным работником аппарата управления определенного числа рабочих, специалистов и служащих производственных участков, бригад обеспечивается при соблюдении нормы обслуживания. Она устанавливается для специалистов и технических исполнителей, имеющих неравномерную нагрузку в различные периоды времени (кассиры, диспетчеры, табельщики и т. п.).
Число работников или подразделений, которыми должен управлять руководитель соответствующей квалификации в определенных условиях, чередуя различные виды работ (прием посетителей, совещания, чтение специальной литературы, оперативное вмешательство, посещение участков, бригад, цехов, плановое руководство), по выработанному регламенту определяется нормой обслуживания, а число работников по данной функции (подразделению), необходимое для выполнения всех работ, закрепленных за данным подразделением, в определенных организационно-технических условиях — нормативом численности.
На эффективность управленческого труда большое влияние оказывает организация рабочего места и условия труда. Необходимо всем понять, что люди трудятся лучше, охотнее там, где они ощущают постоянную заботу об улучшении условий их труда и быта. Предприятие — тот же дом, где человек проводит минимум треть своей жизни. Здесь все должно быть удобным, современным — от рабочих мест до бытовок и столовых. Исследования советских и зарубежных специалистов показали, что за счет этих факторов, реализуемых с учетом требований психофизиологии, санитарной гигиены и технической эстетики, производительность труда работников управления может возрасти на 50%.
Условия труда, в которых протекает трудовой процесс работников аппарата управления, оказывают непосредственное влияние на органы чувств. Освещение служебного помещения, его окраска воздействуют на органы зрения, шумы, возникающие в процессе Работы — на органы слуха, температурный режим помещения — на общее физическое состояние, воздухообмен (духота и сквозняки) влияет на органы дыхания и кровообращения. Комплекс условий труда определяет работоспособность человека не только с физической, но и с психологической стороны. Рациональная организация рабочих мест и создание оптимальных условий труда и отдыха предусматривают правильную планировку помещений, наличие быстродействующей радио-телефонной связи, нормальную температуру и влажность воздуха и т. д.
Для предупреждения утомления необходимо устанавливать регламентированные перерывы. Одной из форм активного отдыха является также производственная гимнастика, цель которой — поддержание высокой работоспособности.
Важнейшим направлением улучшения управленческого труда является упорядочение потоков информации и документооборота, оптимизация потребности в информации по ступеням управления, дальнейшее совершенствование организации и механизации труда, автоматизации массовых и наиболее трудоемких операций, что повысит эффективность управленческого труда.
Автоматизация средств управления внесет радикальные изменения в содержание и разделение управленческого труда, позволит устранить в организации труда работников управления ряд негативных явлений, приводящих к дублированию, параллелизму, медлительности в осуществлении функций управления отраслевыми и территориальными органами.
Процесс управления железнодорожным промышленным транспортом предполагает непрерывное функционирование всего аппарата транспортных управлений министерств, объединений и предприятий. Деятельность всей системы управления направлена на достижение поставленных целей. Процесс управления носит динамичный, творческий и непрерывный характер в силу непрерывности работы предприятий.
Важнейшим звеном в управленческой деятельности является процесс принятия решений в широком его понятии (планы, задания, приказы, распоряжения, устные указания). Правильное решение ускоряет достижение цели коллективом, и, наоборот, ничто так не расхолаживает людей, как непродуманные решения, головотяпство или бюрократизм отдельных работников, ведущие к тому, что впустую растрачивается труд и созданные им общественные богатства. Управленческим решениям должны быть присущи следующие основные качества: научная обоснованность, необходимая полнота, демократичность принятия, адресность и конкретность сроков исполнения.
Принятию управленческого решения предшествует большая работа по его подготовке, нахождению, выбору и осуществлению определенных действий. Если решение порождает информацию, идущую сверху вниз, то контроль за его исполнением является формой обратной связи и дает информацию о выполнении планов, приказов и распоряжений.
Решение любого органа управления должно быть реальным для выполнения, согласованным с ранее принятыми решениями, правомочным, т. е. приниматься в пределах прав, которыми наделен тот
или иной руководитель, и адресовано точно конкретному исполнителю с однозначной формулировкой, не допускающей разночтения, а также своевременным. Запоздавшее или поспешное решение наносит только вред в систему управления. Оно должно четко отражать изменения в производственной обстановке.
Схема (модель) процесса принятия и реализации решения представлена на рис. 5.3.
По масштабу и характеру целей, а также по длительности действия решения подразделяются на стратегические, касающиеся коренных, генеральных проблем, и тактические или оперативные, связанные с осуществлением текущих задач. Решения могут быть общие, частные и локальные. Они могут быть приняты единоначальником или коллегиальным органом. Общие решения охватывают всю управляемую систему, деятельность всего коллектива. Частные обычно направлены на устранение «узких» мест. Локальные принимаются по отдельным вопросам, звеньям и подразделениям. Принятию решения предшествует широкое обсуждение их в трудовых коллективах.
Рис. 5.3. Схема процесса принятия и реализации управленческого решения
После принятия решения (плана, приказа, задания и т. д.) проводятся организационно-распорядительные координирующие действия в управляемой системе как форма осуществления решений. Прежде всего оформляется документация по решению и доведению ее до исполнителей, далее — разъяснение содержания, важности и необходимости данного решения, конкретизация задач с внесением коррективов в его содержание, назначение исполнителей и системы ответственности за выполнение, порядок оценки работ по выполнению управленческого решения. Организационно-распорядительская деятельность — это не столько работа с документами, сколько работа руководителей с людьми, выполняющими принятое решение.
Работа с документами .является важной и неотъемлемой частью управленческого труда. Документ как носитель информации выступает в качестве непременного элемента внутренней организации предприятия, обеспечивая взаимодействие его частей и подразделений. В нашей стране действует Единая государственная система документирования и делопроизводства (ЕГСД), которая способствует дальнейшему совершенствованию управленческого труда. Создается система автоматизации документооборота с помощью ЭВМ, включая в эту систему оформление документов и передачу их управляющему объекту.