Сущность и содержание управленческой деятельности наиболее полно раскрывается в ее функциях, с помощью которых субъект управления воздействует на управляемый объект. При этом функции управления осуществляются людьми непосредственно или с помощью технических средств на основе получаемой информации. Без информации не может быть и управления. На основе функций определяется структура органов управления. Функции отражают сущность управления.
Принципы, функции, методы и структуры управления на всех уровнях тесно взаимосвязаны. Эти взаимосвязи определяют наиболее рациональную организацию управления. При классификации функций управления выделяются два наиболее важных принципа их разделения: с позиций объекта управления и с позиций субъекта управления, т. е. функций как видов управленческой деятельности.
С позиций объекта управления (управляемая система) рассматривают функции, отражающие: структуру хозяйства промышленного железнодорожного транспорта и его предприятий, уровни управления (объединение, предприятия, цехи, участки, районы), стадии производства (например, погрузка, передвижение доставка, выгрузка) и систему обращения (снабжение, финансы, сбыт и т. д.), элементы и параметры производства, технологические процессы, характеризуемые показателями качества и надежности перевозок (работы, продукции), стадии управления (учет, анализ, контроль, регулирование, организация, распорядительство, согласование, предвидение-прогнозирование, планирование, целеполагание, оперативное управление-координация и т. д.).
С позицией субъекта управления (органов управления — управляющая система) выделяются следующие виды (функции): выработка целей управления, прогнозирование (анализ перспектив развития) и планирование (система мер, необходимых для обеспечения единства между целями и прогнозируемыми результатами);
оперативное управление — организация, распорядительство (мотивирование, активизация);
контроль — учет, анализ, проверка исполнения установленных целей и задач, сравнение с фактическим положением.
Перечисленные функции управления по своему содержанию являются специальными. Наряду с этими функциями управления особо выделяется функция руководства, которая синтезирует, интегрирует специализированные функции управления в единое целое.
Осуществление функции руководства предполагает координацию (согласование) действий непосредственно управляемых органов (работников) по всем внешним и внутренним, общим и конкретным функциям (например, подбор и расстановка кадров, принятие управленческих решений, диспетчерское руководство эксплуатационной деятельностью, ремонтом и содержанием локомотивов, вагонов, оборудования).
Для выполнения функций в определенных объемах и масштабах комплектуются органы-исполнители и кадры работников на каждом уровне управления. Функции управления распределяются между органами, образуя тем самым структуру аппарата управления. В случаях необходимости функции перераспределяют между различными органами управления, совершенствуется аппарат управления. Носителями функций являются части управленческой системы.
На основе функций управления и для их комплексного целевого осуществления разрабатываются единые структуры всех уровней управления, например, аппарата Главпромжелдортранса МПС, объединений и предприятий ППЖТ, транспортные управления министерств и ведомств, промышленные транспортные цехи предприятий.
Место категории «функции управления» среди основных категорий основ научного управления в схеме закономерности — принципы — функции — структура — методы — процесс — объект показано на рис. 5.1. Как видно на рисунке, вся система функций представляет собой комплекс взаимосвязанных во времени и пространстве видов деятельности, осуществляемых управляющей системой (субъектом управления) при целенаправленном воздействии объекта управления на процесс производства (процесс перевозок). В наборе функций управления выражаются производственно-технические, организационные, экономические связи, уровень централизации и децентрализации прав и ответственности, наличие ЭВМ и АСУП на предприятиях, а также характер, размеры и территориальное размещение. Под централизацией и децентрализацией управления понимается разделение между органами управления ответственности за выполнение тех или иных функций и права на принятие решений по тем или иным вопросам.
Функции управления оформляются в специальных документах: положениях о предприятиях, приказах, должностных инструкциях. Выполнение любых функций требует достоверной систематической информации, хорошо поставленного статистического и бухгалтерского учета.
В хозяйственном руководстве центральное место занимают хорошо продуманные и обоснованные управленческие решения. Процесс управления предприятиями начинается с постановки задач.
Функция планирования определяет цели и задачи управления производством и средства достижения их. Планированием определяются темпы и пропорции количественного роста объемов и качества работ по всем подразделениям предприятий, сроки их синхронного выполнения в общем плане производства. Эта функция является определяющей и ведущей в перечне функций управления.
Функция организации обеспечивает выбор и формирование структуры предприятия и управления им, определяет соотношения и соподчиненность между структурными элементами системы и их взаимодействия. Она выступает как процесс, сущность которого заключается еще в достижении соответствия существующей структуры и системы управления реорганизации старых объектов и субъектов управления (т. е. управляющих и управляемых систем).
Регулирование направлено на поддержание требуемого соотношения между различными элементами системы, ликвидацию возможных отклонений от плановых заданий в функционировании управляемого объекта.
Все перечисленные функции управления применимы к любому объекту промышленного железнодорожного транспорта. Однако конкретное их содержание в различных звеньях управления зависит от характера деятельности объекта управления.
Рис. 5.1. Взаимосвязь основных категорий научного управления
В общем случае для эффективного функционирования производственного и перевозочного процессов на магистральном и промышленном железнодорожном транспорте необходимо осуществление следующих групп функций:
организация процессов управления (общее руководство);
планирование экономического и социального развития;
управление кадрами, финансовыми ресурсами, материально-техническим обеспечением и реализацией продукции;
управление основным производством и качеством продукции;
управление капитальным строительством, капитальным ремонтом;
организация статистического и бухгалтерского учета и отчетности, автоматизированного сбора, передачи и обработки информации;
управление вспомогательными процессами (ремонтное и энергетическое обслуживание производственных процессов);
административно-хозяйственное обслуживание.
Приведенная группировка имеет практическое значение для определения содержания работ при формировании структурных подразделений аппарата управления.