Д-р техн. наук, профессор А. Г. МАМИКОНОВ
АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКИМ СНАБЖЕНИЕМ МЕТРОПОЛИТЕНА
Мамиконов А. Г. Автоматизированная система управления материально-техническим снабжением метрополитена. - Тр. ВНИИЖТ, 1983, вып. 670, с. 53-57.
Изложены задачи автоматизированной системы управления материально-техническим обеспечением метрополитенов, которая является подсистемой АСУ-Метро.
Показано, что своевременное обеспечение предприятий метрополитена необходимым оборудованием, материалами и запчастями достигается за счет совершенствования структуры и упорядочения функций системы материально-технического снабжения, применения оптимальных методов планирования, оперативного управления, учета и контроля, повышения оперативности информации о движении материальных ресурсов, совершенствования складских операций и складского хозяйства метрополитенов.
Разрабатываемая автоматизированная система управления материально-техническим обеспечением метрополитена (подсистема МТС АСУ-Метро) позволит в полном объеме и своевременно обеспечить предприятия метрополитена оборудованием, материалами, запасными частями, необходимыми для выполнения производственной программы.
Проектирование и внедрение подсистемы МТС АСУ-Метро строится на постепенном наращивании числа решаемых задач и распространении их на все уровни системы. Эта подсистема типовая для метрополитенов страны, и ее внедрение предусматривается поэтапно.
Первый этап системы — разработка программного и информационного обеспечения, где рассматриваются задачи оперативного управления движением материальных ценностей, учета и контроля за выполнением планов их постановки и реализации, обработки финансовой и бухгалтерской документации, связанной с реализацией заявок потребителей. Информационная база, необходимая для решения комплекса задач, содержит массивы нормативно-справочной информации, планы снабжения и текущие массивы, формируемые в результате функционирования системы.
Нормативно-справочная информация включает реквизиты поставщиков, потребителей, материальных ценностей, пользователей системы. Данные этих массивов используются программным обеспечением задач первого этапа в процессе контроля, редактирования и печати выходных результатов. Кроме того, они применяются для получения справочных данных по содержащимся в них реквизитам, необходимых кладовщикам, инженерам оперативных отделов и бухгалтерии службы материально-технического обеспечения (СМТО).
Планы снабжения формируются инженером оперативного отдела и вводятся с использованием терминальных устройств (дисплеев) в режиме диалога с ЭВМ. Каждый инженер по своей номенклатуре и своим поставщикам формирует на основе согласованных со снабженческими организациями нарядов, фондовых извещений или договоров планы поставок. План формируют с разбивкой по кварталам. Предусматривается контроль вводимых данных с индикацией обнаруженных ошибок на экране терминального устройства.
План распределения составляется инженерами оперативного отдела по закрепленной за ними номенклатуре и соответствующим потребителям на основе скорректированных заявок потребителей с учетом сформированного плана поставок.
Оформление приема груза по планам поставок начинается после получения диспетчером от железнодорожной станции телефонограммы о прибытии груза в адрес СМТО. Диспетчер вводит в ЭВМ в режиме диалога полученные реквизиты груза (номер накладной, наименование поставщика, номер вагона или контейнера, дату прибытия и т. д.), аналогичные процедуры выполняются и при других видах поставки грузов.
После ввода данных диспетчер получает от ЭВМ одно из двух типов сообщений. При наличии счета по данному грузу в массиве счетов, пришедших от заводов-поставщиков, диспетчеру дается сообщение, содержащее номер счета и номер склада, куда следует отправить груз. В случае отсутствия счета, о чем дается соответствующее сообщение, диспетчер консультируется с инженером оперативного отдела, после чего вводит номер склада через терминальное устройство в массив телефонограмм.
Счета заводов-поставщиков, обработанные банком, поступают в бухгалтерию СМТО и оперативные отделы. Инженер оперативного отдела, обработав счета, вводит их в массив счетов с терминальных устройств. Входной контроль и прием поступающих на склады материальных ценностей и документов производится кладовщиком. Формирование приемного акта и размещение груза на складе осуществляется с использованием информации, хранимой в ЭВМ по данному грузу (массива счетов, массивов нормативно-справочной информации и плановой информации). В результате диалога с ЭВМ формируется массив приемных актов, с использованием которого ежедневно распечатываются приемные акты и ведомости (списки) приемных актов.
Оптимальное размещение материальных ценностей на складах и автоматизацию учета и ведения складского хозяйства осуществляют по методу переменного закрепления мест хранения с использованием информации о характере груза в условиях его хранения и применения. Варианты размещения выдаются ЭВМ в виде видеограмм на экран терминального устройства или распечаток и после подтверждения кладовщиком факта физического размещения груза формируется запись номенклатуры в массиве складов с указанием адреса размещения.
На следующий день после прихода груза в бухгалтерию СМТО поступают приемные акты и ведомости к ним, а в оперативные отделы - сведения о приходе груза от поставщиков. В случае каких-либо расхождений между фактическим и документированным количеством и качеством груза формируется приемный акт с меткой, фиксирующей наличие разногласий в соответствующих позициях.
Прибывшие накануне грузы инженер оперативного отдела распределяет с помощью терминального устройства, подключенного к ЭВМ. Предусмотрено два основных режима: автоматическое распределение и неавтоматическое (ручное). При автоматическом режиме распределяемые грузы либо точно соответствуют количествам в плане распределения, либо пропорциональны им. Ручное распределение проводится в режиме диалога с ЭВМ, в процессе которого дается анализ реализации плана распределения, учета требований приоритетных служб и строящихся объектов. Полученное распределение прибывших грузов оформляется в трех экземплярах в виде извещения-требования унифицированной формы, имеющей две модификации, различающиеся набором подписей, юридически разрешающих и фиксирующих факт отпуска груза. Одна из модификаций извещения-требования используется для отпуска груза дирекции строящихся метрополитенов, другая - предприятиям и службам метрополитена.
Хранящиеся грузы распределяются по инициативе потребителя инженером оперативного отдела. Определенное к отпуску количество вводится в ЭВМ и оформляются извещения-требования. Все три экземпляра извещений-требований передают потребителям. В особых случаях (выдача из аварийного или неприкосновенного запаса, выдача грузов дирекции других потребителей и т. п.) извещение-требование подписывает, кроме инженера, начальник отдела или один из руководителей СМТО.
Все выписанные инженером требования хранятся в массиве «извещения- требования» и идентифицируются номером, присвоенным каждому документу ЭВМ. Инженер оперативного отдела имеет право аннулировать извещение-требование в случае его длительного неиспользования потребителем, а также его неплатежеспособности и недисциплинированности в оплате.
Отпуску грузов со склада предшествуют ручные операции оформления у потребителя выданных с ЭВМ извещений-требований. В бухгалтерии потребителя проставляются соответствующие грузам шифры затрат, операций и организации, оплачивающей груз, фамилии и подписи конкретного получателя груза, лица, затребовавшего груз, и главного бухгалтера потребителя. В бухгалтерии дирекции строящихся метрополитенов, кроме того, заполняются необходимые дополнительные позиции на требуемые материалы.
При предъявлении требования на склад кладовщик вводит с терминала его номер и получает на экран его содержание. После введения в ЭВМ фактически отпущенного количества кладовщик переносит эти данные в предъявленный ему документ, который подписывается кладовщиком и получателем груза. Один экземпляр извещения-требования используется в качестве сопровождающего груз документа, два других поступают в бухгалтерию СМТО. ЭВМ автоматически, в целях ускорения оплаты стоимости груза, печатает дубликат извещения-требования на терминальном устройстве бухгалтерии СМТО с заполненной графой «отпущено».
Формирование счетов-фактур для потребителей производится по получении дубликата извещений-требований либо подписанных извещений- требований. Счет-фактура формируется ЭВМ в двух экземплярах ежедневно по складам и потребителям на основе массива извещений-требований данного склада и массива потребителей.
С учетом данных счетов-фактур, рассортированных по потребителям ЭВМ производит формирование, редактирование и печатание платежных требований и сопроводительных реестров к ним, передаваемых в Госбанк или Стройбанк СССР для проведения необходимых банковских операций. В случае задолженности по оплате бухгалтер СМТО сообщает об этом инженеру оперативного отдела или принимает решение о санкциях в отношении данного потребителя.
В автоматизированной системе содержание основных платежных документов (счет-фактура, платежные требования, реестр) неизменно. Форма документов приведена в соответствие с требованиями, предъявленными к выходным устройствам ЭВМ, на основе которых они будут получены в новой системе.
Отчеты и справки выдаются дифференцированно по требованиям, поступающим с терминальных устройств от пользователей системы, список которых утверждается Управлением метрополитенов. Каждый из пользователей системы имеет строго определенные возможности доступа к ее информационным массивам. За правильностью доступа к ним отвечает специальная группа сотрудников в отделе АСУ СМТО (группа защиты). Процедуры и форматы входного диалога с ЭВМ при обращении к системе за информацией унифицированы. При этом на экран либо на печать выдается любая доступная для данного пользователя часть из разрешенных для него информационных массивов. Алгоритмы ведения диалога обеспечивают возможность общения пользователя с ЭВМ в реальном масштабе времени с помощью вопросов и ответов на языке пользователя.
Справочная и отчетная документация о выполнении плана поставок, поступлении, наличии и реализации материальных ценностей со складов СМТО формируется ЭВМ на основе всего комплекса информационных массивов и поступает к инженерам оперативных отделов и руководству СМТО. Они осуществляют оперативное управление процессом снабжения предприятий метрополитена необходимым оборудованием и материалами. Для каждого из пользователей системы определен перечень получаемых им отчетных и справочных материалов.
Для контроля за ходом выполнения планов снабжения формируются справки по плану поставок на уровне поставщиков и номенклатуры, плану распределения по потребителям и номенклатурным позициям.
Регулирование уровней запасов на складах СМТО осуществляется инженером оперативного отдела на основании справок, в которых содержатся сведения о фактическом уровне запасов на складах, нормативном и аварийном запасах по каждому изделию, количестве неликвидов и т. д.
Учет реализованных извещений-требований, хранящихся в ЭВМ, дает возможность определить расход материальных ценностей по потребителям, складам и номенклатуре. Для контроля получения потребителями распределенных им грузов предусматривается выдача сведений о нереализованных за данный срок извещениях-требованиях. Для проведения операции акцептования и определения номенклатуры грузов, находящихся в пути, инженерам оперативных отделов выдаются справки, содержащие данные счетов поставщиков. Для контроля прихода грузов на склады СМТО и ликвидации возникающих при их оприходовании разногласий инженер получает справки по приемным актам.
Справочная и отчетная документация позволяет работникам СМТО получать все необходимые данные об обеспеченности служб метрополитена сырьем, материалами и оборудованием, необходимыми для выполнения производственной программы.