О порядке регистрации и нумерации документов ОАО «РЖД»

 

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ» (ОАО «РЖД») ДЕПАРТАМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ Новая Басманная ул.2, Москва 107174 Тел: (095) 262-20-60, факс (095) 262-49-65           22.10.03г.             ЦН-5/12 __________ № _________ На № ____________ от _____________

Копия:

Руководителям департамента и управлений Секретариатам вице-президентов ОАО «РЖД» МПС России

 

О порядке регистрации и
нумерации документов ОАО «РЖД»

 

В соответствии с распоряжением ОАО «РЖД» от 30 сентября 2003г. №ГФ-2р подготовлен порядок регистрации и нумерации документов ОАО «РЖД» для документационного обеспечения управленческой деятельности Общества.
Указанный порядок, а также образцы бланков и форм, применяемых при составлении и оформлении документов в ОАО «РЖД», направляются Вам для руководства.
Проекты приказов, распоряжений и служебных писем ОАО «РЖД», подготовленные подразделениями аппарата управления Общества, отпечатанные на белой бумаге и завизированные причастными, докладываются помощнику Президента с приложением дискеты с текстом документа.
После распечатки документа на бланке ОАО «РЖД» в машбюро департамента управления делами помощник Президента представляет проект документа начальнику департамента управления делами для доклада Президенту.
При подготовке проектов документов за подписью вице-президентов в их секретариатах применяется аналогичный порядок.

Приложение: на  26 листах.

 

Начальник Департамента
управления делами ОАО «РЖД»                              А.Д.Головкин

 

Приложение к письму
от 24.10.2003 №ЦН-5/

 

ПОРЯДОК
регистрации и нумерации документов
ОАО «РЖД»

 

1. Входящие документы, адресованные президенту или вице-президентам, а также ОАО «РЖД» без указания должностного лица, регистрируются в Отделе документационного обеспечения (к.260), тел.262-22-10.
Регистрационный номер состоит из знака «№», заглавных букв РЖД, через дефис порядковый номер поступившего в ОАО «РЖД» документа.
Регистрация производится проставлением штампа, в котором указываются регистрационный номер документа, дата регистрации документа, количество листов основного документа и количество листов приложения (или количество приложений, если они сброшюрованы).

Например:

 

Документы, зарегистрированные в Отделе документационного обеспечения, в подразделениях аппарата управления ОАО «РЖД» вторично не регистрируются.

2. Документы, поступившие непосредственно в подразделения аппарата управления ОАО «РЖД», регистрируются в этих подразделениях.
Регистрационный номер документа состоит из знака «№», заглавных букв РЖД, через дефис порядковый номер поступившего в подразделение документа, через косую черту телеграфный шифр подразделения, индекс отдела, через дефис номер дела по номенклатуре.
Регистрация производится проставлением штампа, в котором указывается регистрационный номер документа, дата регистрации документа, количество листов основного документа и количество листов приложения (или количество приложений, если они сброшюрованы).

Например:

 

3. Исходящие письма и телеграммы за подписью президента, вице-президентов общества регистрируются в Отделе документационного обеспечения (к.248),
тел.262-32-70.
В регистрационном номере указывается:
за подписью президента - исходящий порядковый номер;
за подписью вице-президентов - исходящий порядковый номер с проставлением перед ним условного индекса, устанавливаемого для каждого вице-президента (2 заглавные буквы).

Например: № 25 (письмо за подписью президента);
                   № ИП-26 (письмо за подписью вице-президента И.Петрова).

4. Исходящие документы за подписью руководителя подразделения аппарата управления ОАО «РЖД» регистрируются в этих подразделениях.
Регистрационный номер документа состоит из знака «№», телеграфного шифра подразделения, индекса отдела, через дефис номер дела, через косую черту порядковый номер документа.

Например: № ЦНк-6/21.

5. В регистрационных номерах приказов по основной деятельности и приказов по личному составу указываются их порядковые номера в пределах каждого массива этих видов документов.

Например: приказ ОАО «Российские железные дороги» № 5.

Приказы по основной деятельности регистрируются в Отделе документационного обеспечения (к.248), приказы по личному составу (о назначениях, перемещениях, увольнениях, награждениях, поощрениях и т.д.) регистрируются в Департаменте управления персоналом.

6. Распоряжения регистрируются в Отделе документационного обеспечения (к.248).
В регистрационном номере распоряжения после его номера в пределах массива этого документа добавляется строчная буква «р».

Например: распоряжение ОАО «Российские железные дороги» № 10р.

7. Протоколам совещаний у президента и вице-президентов ОАО «РЖД» присваиваются регистрационные номера, состоящие из знака «№», условного индекса, устанавливаемого для президента и вице-президентов (2 заглавные буквы), через дефис порядкового номера протокола (в пределах календарного года) с добавлением строчных букв «пр».

Например:
№ ГФ-27пр (протокол совещания у президента Г.М. Фадеева);
№ ИП-4пр (протокол совещания у вице-президента И. С.Петрова).

Протоколы совещаний, проводимых президентом, регистрируются в Отделе документационного обеспечения (к.248).
Протоколы совещаний, проводимых вице-президентами, регистрируются в их секретариатах.

• Протоколы заседаний Совета директоров ОАО «РЖД», Правления ОАО «РЖД» и Ревизионной комиссии ОАО «РЖД» оформляются и регистрируются в порядке, устанавливаемом регламентами этих органов.

• Поручения президента и вице-президентов ОАО «РЖД» оформляются в виде:

 

9.1. Резолюции к рассмотренному документу, содержащей указание (поручение) по исполнению данного документа. Регистрационным номером этого поручения является № входящего документа, под которым он зарегистрирован в ОАО «РЖД».

Например: к № РЖД-25.

9.2. Самостоятельного документа - поручения по конкретным вопросам (по результатам оперативного совещания, селекторного совещания, поездки и в других случаях).
Регистрационный номер поручений состоит:

• для поручения, подписанного президентом, из знака «№», двух заглавных букв «ПП» и через дефис порядковый номер в пределах массива поручений президента.

Например: №ПП-25;

Поручения президента ОАО «РЖД» регистрируются в Отделе документационного обеспечения (к.248).

• Для поручений, подписанных вице-президентами, из знака «№», заглавной буквы «П», через дефис условный индекс, устанавливаемый для каждого вице-президента (2 заглавные буквы), через дефис порядковый номер в пределах массива поручения, отдельного для каждого вице-президента.

Например: № П-ГХ-23.

Поручения вице-президентов регистрируются в секретариатах соответствующих вице-президентов.

10. Указание как вид документа издается только руководителями подразделений аппарата управления ОАО «РЖД» (департаментов, самостоятельных управлений, отделов) в пределах их компетенции и полномочий для выполнения функциональных задач, возложенных на соответствующее подразделение.
Указаниям руководителей подразделений аппарата управления ОАО «РЖД присваиваются регистрационные номера, состоящие из знака «№», телеграфного шифра подразделения аппарата управления, через дефис порядковый номер в пределах массива этого вида документа в каждом подразделении с добавлением строчной буквы «у».

Например: № ЦД-29у.

Указания регистрируются в службе делопроизводства соответствующего подразделения аппарата управления ОАО «РЖД».

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ» (ОАО «РЖД»)   Новая Басманная ул.2, Москва 107174 Тел: (095) 262-10-34, факс (095) 262-90-95 e-mail: rzd @ rzd.ru.www.rzd.ru ОГРН 1037739877295 ИНН/КПП 7708503727/770801001 __________ № _________ На № ____________ от _____________

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

Используется для писем за подписью:

• Президента,
• первого Вице-президента,
• старшего Вице-президента,
• Вице-президента.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ» (ОАО «РЖД») ПРЕЗИДЕНТ Новая Басманная ул.2, Москва 107174 Тел: (095) 262-22-10, факс (095) 262-90-95 e-mail: rzd @ rzd.ru.www.rzd.ru   __________ № _________ На № ____________ от _____________

:

Образец бланка письма за подписью Президента ОАО «РЖД»

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ» (ОАО «РЖД») ПЕРВЫЙ ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТ Новая Басманная ул.2, Москва 107174 Тел: (095) 262-22-10, факс (095) 262-90-95 e-mail: rzd @ rzd.ru.www.rzd.ru   __________ № _________ На № ____________ от _____________

 

Образец бланка письма за подписью первого Вице-президента ОАО «РЖД»

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ» (ОАО «РЖД») ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТ Новая Басманная ул.2, Москва 107174 Тел: (095) 262-22-10, факс (095) 262-90-95 e-mail: rzd @ rzd.ru.www.rzd.ru   __________ № _________ На № ____________ от _____________

:

Образец бланка письма за подписью  Вице-президента ОАО «РЖД»

 

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
(ОАО «РЖД»)

ПРИКАЗ

«____» ______________ г.                      № ________________
Москва

 

 

 

Образец бланка приказа ОАО «РЖД»

 

 

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
(ОАО «РЖД»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«____» ______________ г.                      № ________________
Москва

 

 

 

Образец бланка распоряжения ОАО «РЖД»

 

 

ПРОТОКОЛ
ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ
ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА
«российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

 

от «___» _________ г.  № _____

 

 

 

Образец формы протокола заседания Совета Директоров ОАО «РЖД»

 

ПРОТОКОЛ
ЗАСЕДАНИЯ ПРАВЛЕНИЯ
ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА
«российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

 

от «___» _________ г.  № _____

 

 

 

Образец формы протокола заседания Правления ОАО «РЖД»

 

ПРОТОКОЛ
СОВЕЩАНИЯ У ПРЕЗИДЕНТА
ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА
«российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
Г.М.ФАДЕЕВА

от «___» _________ г.  № _____

 

 

 

Образец формы протокола совещания у Президента ОАО «РЖД»

 

ПРОТОКОЛ
СОВЕЩАНИЯ У ПЕРВОГО ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТА
ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА
«российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

 

от «___» _________ г.  № _____

 

 

 

Образец формы протокола совещания у первого вице-президента  ОАО «РЖД»

 

ПРОТОКОЛ
СОВЕЩАНИЯ У СТАРШЕГО ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТА
ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА
«российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

 

от «___» _________ г.  № _____

 

 

 

Образец формы протокола совещания
у старшего вице-президента ОАО «РЖД»

 

ПРОТОКОЛ
СОВЕЩАНИЯ У ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТА
ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА
«российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

от «___» _________ г.  № _____

 

 

 

Образец формы протокола совещания у Вице-президента ОАО «РЖД»

 

ПОРУЧЕНИЕ
ПРЕЗИДЕНТА ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА
«российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
Г.М.ФАДЕЕВА

«____» ______________ г.                      № ________________

 

 

 

Образец формы поручения Президента ОАО «РЖД»

 

ПОРУЧЕНИЕ
ПЕРВОГО ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТА ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА
«российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
ИВАНОВА И.И.

«____» ______________ г.                      № ________________

 

 

 

Образец формы поручения первого Вице-президента ОАО «РЖД»

 

ПОРУЧЕНИЕ
СТАРШЕГО ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТА ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА
«российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
ИВАНОВА И.И.

«____» ______________ г.                      № ________________

 

 

 

Образец формы поручения старшего Вице-президента ОАО «РЖД»

 

ПОРУЧЕНИЕ
ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТА ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА
«российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
ИВАНОВА И.И.

«____» ______________ г.                      № ________________

 

 

 

Образец формы поручения Вице-президента ОАО «РЖД»

ТЕЛЕГРАММА
ПРЕЗИДЕНТА ОАО «российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

 

«____» ______________ г.                      № ________________

 

 

 

Образец формы телеграммы за подписью Президента ОАО «РЖД»

ОАО «российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
ТЕЛЕГРАММА

 

«____» ______________ г.                      № ________________

 

 

 

Образец формы телеграммы за подписью:

• Президента,
• первого Вице-президента,
• старшего Вице-президента,
• Вице-президента.

 

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
(ОАО «РЖД»

 

 

 

 

Образец бланка ОАО «РЖД» с горизонтальным расположением реквизитов.
Используется для документов (по усмотрению начальника Департамента
управления делами) за подписью президента, вице-президентов.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ» (ОАО «РЖД») ДЕПАРТАМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ Новая Басманная ул.2, Москва 107174 Тел: (095) 262-20-60, факс (095) 262-49-65   __________ № _________ На № ____________ от _____________

 

Образец бланка и формы письма
подразделения аппарата управления ОАО «РЖД»

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ» (ОАО «РЖД») ДЕПАРТАМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ УКАЗАНИЕ __________ № _________

 

Образец бланка указания руководителя
подразделения аппарата управления ОАО «РЖД»

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ» JOINT STOCK COMPANY «RUSSIAN RAYLWAYS» Новая Басманная ул.2, Москва 107174 Телефон (095) 262-10-34, факс (095) 262-90-95 2. Novaya Basmannaya str..Moscow, 107174, Russia Phone-7 (095) 262-10-34, Fax – 7 (095) 262-90-95 e-mail: rzd @ rzd.ru.www.rzd.ru

Образец бланка для переписи с зарубежными корреспондентами

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «российские ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ» JOINT STOCK COMPANY «RUSSIAN RAYLWAYS»  Представительство в Корейской Народной Демократической Республике  Representative office in Democratic People’s Republic of Korea

 

Образец бланка письма
представительства ОАО «РЖД»
в иностранных государствах